Nghiên cứu xây dựng website quản lý sinh viên cấp khoa
Hiên nay, Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã có hệ thống quản lý sinh viên riêng. Tuy nhiên, ở cấp khoa chưa có phần mềm nào giúp quản lý sinh viên của khoa. Cụ thể tại khoa Công nghệ thông tin, hiện đang quản lý sinh viên dưới những tài liệu văn bản và trang tính, điều này khiến cho công tác quản lý rất mất thời gian từ việc tìm kiếm, sửa đổi cho đến thống kê báo cáo. Trong khuôn khổ đề tài Sinh viên nghiên cứu khoa học cấp học viện năm 2024: “Xây dựng website quản lý sinh viên cấp khoa” do nhóm sinh viên Cam Trọng Hiếu lớp K65CNTT thực hiện đã xây dựng một hệ thống webite quản lý sinh viên cấp khoa (https://vnua-mn.web.app/) nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý sinh viên ở cấp khoa nói riêng, hỗ trợ giảm bớt thời gian, công sức cho cán bộ khoa; đồng thời các bạn sinh viên cũng có một nơi để nhanh chóng tra cứu thông tin lý lịch, tiến độ học tập, rèn luyện và những thành tích cá nhân đi cùng những mốc thời gian cụ thể được khoa ghi nhận và lưu trữ. Đây là một hệ thống sử dụng những công nghệ mới, nhằm mang đến một công cụ công nghệ thông tin hữu ích, thuận tiện, hỗ trợ công tác quản lý sinh viên của cấp khoa trong Học viện. Website đảm bảo việc xử lý yêu cầu như lọc, tìm kiếm dữ liệu, nhập, xuất qua tệp có độ chính xác cao; tài khoản hệ thống được bảo mật tốt với mong muốn bảo vệ những thông tin của sinh viên cũng như của khoa.
* Kết quả
Có được một công cụ công nghệ thông tin hiện đại giúp các khoa quản lý sinh viên một cách hiệu quả. Hệ thống có thể dễ dàng lưu trữ, truy xuất, cập nhật, khởi tạo… mọi thông tin liên quan tới sinh viên và tập thể:
- Những thao tác cơ bản trên dữ liệu như lấy danh sách, thêm, sửa, xóa bản ghi được hệ thống thực hiện nhanh chóng và phản hồi kết quả gần như ngay lập tức.
- Chức năng nhập (import) dữ liệu từ tệp excel hỗ trợ việc thêm một lượng lớn bản ghi vào cơ sở dữ liệu, tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ khoa.
- Chức năng xuất (export) dữ liệu dưới dạng tệp excel giúp cho việc báo cáo cấp khoa trở nên thuận tiện hơn.
Hệ thống hỗ trợ cho việc nắm bắt thông tin, hồ sơ sinh viên một cách chính xác. Việc theo dõi tình trạng, kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên và tập thể trở nên sát sao hơn:
- Bảng điểm: Điểm trung bình, điểm rèn luyện qua từng kỳ, từng năm học, điểm trung bình tích luỹ và tín chỉ tích luỹ.
- Trạng thái: Những tình trạng như bị cảnh cáo, bị buộc thôi học, đã tốt nghiệp… được quản lý xuyên suốt từ khi sinh viên nhập học đến khi rời ghế nhà trường:
Hình 1. Quản lý trạng thái sinh viên sinh viên
Hệ thống giúp các khoa dễ dàng trong việc tra cứu, thống kê báo cáo, nhanh chóng xem xét và đánh giá tình hình sinh viên, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để giúp sinh viên phát triển tốt hơn:
- Những chức năng: Sắp xếp theo cột dữ liệu, tìm kiếm theo từ khoá, lọc theo tiêu chí được lấy cảm hứng từ Microsoft Excel.
- Thống kê theo từng tiêu chí và thể hiện dưới dạng biểu đồ tương ứng:
Hình 2. Thống kê
Sinh viên nay đã có thể xem được toàn bộ thông tin cá nhân, điểm rèn luyện và tiến độ học tập của mình với những thao tác dễ dàng. Nếu nhận thấy thông tin cá nhân của mình có sự sai lệch, hay chỉ đơn giản là muốn đóng góp ý kiến, sinh viên hoàn toàn có thể điền trực tiếp vào mẫu phản hồi và gửi về khoa mà không cần thông qua các phương thức liên lạc như thư điện tử hay gọi điện thoại.
Hình 3. Thông tin cá nhân sinh viên
Hình 4. Nơi tiếp nhận phản hồi
Hệ thống vừa giúp các khoa tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao sự tương tác giữa khoa với sinh viên.
* Kết luận
Trong thời đại công nghệ số, chúng ta được khuyến khích phụ thuộc vào máy tính để xử lý những công việc phức tạp, cần ghi nhớ, lưu trữ một cách khoa học để tiết kiệm thời gian và công sức. Việc số hoá công tác quản lý sinh viên sẽ giúp cho Khoa không còn phải vất vả trong việc sắp xếp thư mục định kỳ, tìm kiếm và cập nhật dữ liệu, không phải tốn thời gian nhập dữ liệu thủ công và kiểm tra tính xác thực của từng bản ghi. Bên cạnh đó, những chức năng liên quan đến xuất tệp và thống kê sẽ giúp ích rất nhiều cho nhu cầu báo cáo của Khoa khi mà những thông tin hoàn toàn là do máy tính xử lý và đạt được độ chính xác cao.
Với đề tài: “Xây dựng webite quản lý sinh viên cấp khoa”, nhóm sinh viên thực hiện khoa Công nghệ thông tin mong muốn mang đến một ứng dụng web đáp ứng tốt nhu cầu quản lý sinh viên của các khoa trong Học viện (https://vnua-mn.web.app/). Bên cạnh đó, sinh viên của khoa cũng có được một nơi cung cấp các thông tin cá nhân, tiến độ học tập và rèn luyện cùng những thành tích cá nhân một cách đầy đủ, nhanh gọn và trực quan.
Khoa Công nghệ thông tin
