Giải pháp hỗ trợ công tác quản lý công việc và giảng dạy
Trong khuôn khổ đề tài cấp Học viện: “Phát triển ứng dụng web hỗ trợ công tác quản lý dạy và học cấp Bộ môn” do ThS. Vũ Thị Lưu – Bộ môn Công nghệ phần mềm – Khoa Công nghệ thông tin làm chủ nhiệm và nhóm giảng viên tham gia thực hiện đề tài đã tiến hành nghiên cứu các công nghệ framework Spring Boot, ngôn ngữ lập trình JAVA, hệ quản trị MySQL để lưu trữ dữ liệu, thư viện ReactJS hỗ trợ lập trình front-end và nhiều thư viện hỗ trợ khác để phát triển ứng dụng web.
Dựa vào quá trình khảo sát thì phần lớn các bộ môn trong khoa Công nghệ thông tin (CNTT) nói riêng và Học viện Nông nghiệp Việt Nam (HVNN) nói chung hiện nay đang phải quản lý và triển khai nhiều dữ liệu liên quan đến công tác dạy và học của bộ môn, chưa có phần mềm chuyên biệt để lưu trữ mà mới chỉ lưu trữ dưới hình thức công cụ đơn lẻ và bằng bản cứng tại bộ môn. Các hoạt động trong công tác quản lý tại Bộ môn bao gồm hoạt động cải tiến chương trình đào tạo, với hoạt động này bộ môn sẻ phải quản lý cập nhật đề cương môn hoc, tài liệu tham khảo, bài giảng và các tài liệu liên quan. Hoạt động tiếp theo là công tác quản lý lưu trữ điểm và báo cáo của sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp và thực tập chuyên ngành (KLTN và TTCN). Hiện tại, với mỗi học kỳ, mỗi cán bộ giảng viên trong Khoa CNTT gần đây đều dạy trung bình khoảng từ năm đến tám nhóm học và đều phải in và lưu ở bộ môn 2 bản cứng điểm (điểm thành phần, điểm tổng kết) cho mỗi nhóm học tại bộ môn. Như vậy mất khá nhiều chi phí in ấn và không gian lưu trữ. Ngoài ra việc tìm kiếm, rà soát, thống kê sẽ mất nhiều thời gian để lật từng sổ hồ sơ lưu trữ tìm kiếm, đôi khi xảy ra việc lưu trữ thiếu sót. Ngoài việc lưu trữ điểm, mỗi kỳ học mỗi sinh viên hoặc nhóm sinh viên sẽ phải nộp cho bộ môn lưu trữ bản cứng bao gồm đề cương, báo cáo tiến độ, báo cáo tổng kết để phục vụ cho công tác thanh kiểm tra, như vậy cũng rất tốn kém chi phí in ấn và không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, cuối mỗi kỳ học bộ môn đều phải phân công lịch coi thi, chấm thi thủ công trên các công cụ rời rạc hoặc trên bản cứng gây khó khăn cho việc kiểm soát việc phân công trùng lịch, tìm kiếm, thống kê hoặc lọc dữ liệu khi cần thiết. Chính vì thế mong muốn hiện tại của các đơn vị cấp bộ môn là có thể số hóa được nhiều nhất có thể tất cả dữ liệu liên quan đến công tác dạy và học và quản lý được toàn bộ các hoạt động thường niên của bộ môn trên một ứng dụng phần mềm.
Ngoài ra, về việc triển khai các công việc hiện tại hầu hết các đơn vị đều coi trọng việc kết nối, giao tiếp và chính sách kịp thời, nhất quán đến toàn bộ cán bộ giảng viên. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các công cụ như Zalo, Email, Ms Teams, … thì thông tin thường xuyên bị đứt gãy, bỏ quên hoặc bỏ sót, hơn nữa người quản lý cũng mất nhiều thời gian để theo dõi, tổng hợp và lưu trữ. Thêm vào đó, các công cụ đơn lẻ này chưa tạo tính thống nhất trong quá trình triển khai công việc. Ngược lại, nếu có thêm ứng dụng nội bộ để chia sẻ thông tin tập trung, tức thời đến từng cá nhân sẽ giúp mọi người cảm thấy gần gũi, dễ dàng chia sẻ và hỗ trợ bộ môn trong hoạt động chung. Vì thế hệ thống còn phát triển thêm mô đun quản lý công việc giúp cán bộ quản lý và các giảng viên có thể theo dõi công việc chung của bộ môn cũng như công việc của từng cá nhân một cách dễ dàng.
Việc đổi mới quản lý bằng phần mềm sẽ giải quyết vấn đề này một cách triệt để. Quản lý công việc dạy và học trong bộ môn đòi hỏi phải nắm chắc chức năng nhiệm vụ của các bên để phân công hợp lý, khoa học. Đồng thời, quá trình đảm bảo tiến độ cũng cần thực hiện sát sao nhằm thay đổi thực trạng chậm trễ, chờ đợi tốn thời gian. Việc ứng dụng ứng dụng quản lý giúp bộ môn nhanh chóng phân bổ đầu việc đến các đầu mối. Người nhận nhiệm vụ dễ dàng nắm bắt đầy đủ thông tin như yêu cầu công việc, thời hạn hoàn thành, chỉ dẫn thực hiện công việc. Thông tin rõ ràng cũng cho phép họ xử lý yêu cầu mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không làm việc trực tiếp ở bộ môn. Dữ liệu tổng hợp trên một hệ thống tạo điều kiện cho bộ môn dễ dàng trao đổi, giao tiếp hai chiều. Người quản lý theo dõi được tiến độ thực hiện của mỗi người trong bộ môn quản lý. Ngoài ra, hệ thống quản lý công việc còn lưu trữ lại minh chứng các công việc đã triển khai và giao việc cho ai tại bộ môn. Dù ở quy mô giảng viên hay toàn bộ bộ môn thì phần mềm đều có thể hiển thị công việc, dữ liệu linh hoạt theo khoảng thời gian mong muốn. Đồng thời cán bộ quản lý cấp bộ môn cũng có thể dựa vào đó để tổng hợp đánh giá điểm cộng hoặc đánh giá bình xét thi đua theo từng quý học, năm học.
Với khối lượng lớn công việc cần triển khai, tập hợp và lưu trữ ở tại cấp bộ nôn như vậy, chúng tôi thấy sự cần thiết cần phải có hệ thống phần mềm để quá trình quản lý vận hành được hiệu quả hơn. Chính vì thế chúng tôi đã tiến hành khảo sát, lấy ý kiến chuyên gia, phân tích thiết kế hệ thống và phát triển thành công website để hỗ trợ bộ môn trong công tác quản lý dữ liệu dạy và học. Hiện tại ứng dụng đã được cài đặt triển khai thử nghiệm tại bộ môn KHMT và có khả năng mở rộng ứng dụng cho các đơn vị khác cấp bộ môn trong Học viện.
Kết quả chi tiết tại: Giải pháp hỗ trợ công việc quản lý công việc và giảng dạy_Đăng Web Khoa
Phạm Thị Lan Anh – Khoa Công nghệ thông tin, Học viện Nông nghiệp Việt Nam
